1Serviceniveaus
Onze standaard. Afwijkingen per type werk spreken we vooraf af, zodat je nooit hoeft te raden wanneer iets klaar is.
| Onderdeel | Norm | Toelichting |
|---|---|---|
| Nieuwe brief | 1 werkdag | Binnen één werkdag een eigenaar, verduidelijkende vragen en een planning. |
| Eerste versie | 5–10 werkdagen | Afhankelijk van het type werk. Je weet vooraf welke termijn geldt. |
| Feedback | 2 rondes | Eén gebundelde feedbackronde per fase. Twee rondes zitten standaard in de prijs. |
| Kwaliteit | Vier ogen | Elke deliverable wordt intern gecontroleerd en met een MLR-checklist voorbereid vóór jouw review. |
| Status | Altijd zichtbaar | Per opdracht inzichtelijk. Een wekelijks overleg van 30 minuten, alleen voor besluiten. |
| Escalatie | 4 uur | De accountlead reageert binnen vier werkuren. |
| Rapportage | Maandelijks | Levering, serviceniveaus, vooraf afgesproken KPI's per kanaal, AI-gebruik en leerpunten in één overzicht. |
Meten en rapporteren
Bij de start van elke campagne leggen we per kanaal vast wat we meten en wanneer het een succes is. Dat rapporteren we maandelijks, samen met levering, serviceniveaus en leerpunten, binnen de privacyregels en de toestemming van de doelgroep.
2Kwaliteit en MLR-voorbereiding
Elke deliverable gaat langs een tweede paar ogen voordat hij naar jouw medische, juridische en regulatoire review gaat. We bereiden die review voor met een vaste checklist:
- elke claim gekoppeld aan een goedgekeurde bron of referentie;
- verplichte disclaimers en productinformatie aanwezig en actueel;
- verlopen of niet-goedgekeurd materiaal wordt niet hergebruikt;
- versies en wijzigingen per ronde vastgelegd.
Onze voorbereiding ondersteunt de review door jullie gekwalificeerde medewerkers. Ze vervangt geen medische of juridische goedkeuring.
3Compliance en opinion leaders
We werken binnen de Gedragscode Geneesmiddelenreclame (CGR) en de Geneesmiddelenwet in Nederland, en de pharma.be-code en Mdeon-regels in België. Voor samenwerking met artsen, patiënten en influencers geldt:
- contracten en openbaarmaking volgens de CGR-code en Mdeon;
- elke post en elk script doorloopt dezelfde MLR-voorbereiding;
- mogelijke bijwerkingen die we tegenkomen, sturen we binnen één werkdag door naar de geneesmiddelenbewaking van de opdrachtgever;
- selectie, briefing en vergoedingen zijn gedocumenteerd en controleerbaar.
4AI-governance
AI is ons gereedschap, geen goocheltruc. We zetten het in om sneller en scherper te werken, onder regels die jij bepaalt.
- Alleen met toestemming: per opdrachtgever leggen we vast welke AI-toepassingen zijn toegestaan.
- Zichtbaar per deliverable: je ziet of en hoe AI is gebruikt.
- Mens en medische review: geen tekst met medische inhoud zonder controle door een mens en een gekwalificeerde reviewer.
- Geen training op jouw data: we gebruiken alleen diensten die klantdata niet gebruiken om modellen te trainen.
- Europese omgevingen: voor gevoelige informatie gebruiken we EU-regio's.
5Informatiebeveiliging
Voordat we voor een nieuwe opdrachtgever starten, leggen we samen vast:
- EU-hosting en EU-regio's voor AI-toepassingen;
- SSO en MFA, toegang op basis van minimale rechten en periodieke controle;
- TLS 1.2+ tijdens transport en AES-256 bij opslag;
- login- en toegangslogs die de opdrachtgever kan inzien;
- melding van incidenten binnen 24 uur.
We werken mee aan security-assessments van opdrachtgevers. Kwetsbaarheden melden kan via security.txt.
6Continuïteit
Elke opdrachtgever heeft een vaste accountlead en een benoemde vervanger die het dossier bijhoudt. Openstaande vragen, besluiten en planning staan per opdracht vastgelegd, zodat werk doorloopt bij ziekte of vakantie. Valt ook de vervanger uit, dan neemt een collega het over op basis van hetzelfde dossier.
7Werken in uw systemen
Formele review, goedkeuring, assets en publicatie blijven in de systemen die de opdrachtgever aanwijst. Wij leveren daar aan, in het gevraagde formaat. Welke systemen, toegang en overdrachtsmomenten gelden, spreken we per opdracht af.
8Commerciële afspraken
We werken met uurtarieven per dienstlijn, vaste prijzen per dienst of een abonnement. Altijd met een vooraf afgesproken offerte per opdracht, zodat er achteraf geen verrassingen zijn.
Veelgestelde vragen over onze werkwijze
Werken jullie in onze systemen?
Ja. We werken in de systemen die jullie aanwijzen voor review, goedkeuring, assets en publicatie, en leveren aan in het gevraagde formaat. Onze eigen tools gebruiken we intern.
Wat gebeurt er als jullie accountlead afwezig is?
Er is altijd een benoemde vervanger die het dossier, de openstaande vragen en de planning kent. Bij afwezigheid neemt die het werk over zonder dat jullie opnieuw hoeven uit te leggen wat er speelt.
Mogen jullie AI gebruiken voor onze merken?
Alleen als jullie dat vooraf toestaan, en alleen op de manier die jullie goedkeuren. Per deliverable leggen we vast of en hoe AI is gebruikt. We trainen geen modellen op jullie data.
Wil je deze afspraken naast je eigen eisen leggen?
We lopen ze graag samen door, inclusief onze SLA en beveiligingsdocumentatie.